Miguel RojasEl manejo documental de los temas relacionados principalmente con seguridad y salud en el trabajo y de forma secundaria con ambiente deben ser manejados de una forma ordenada lo cual ya le impone un car谩cter de gesti贸n de calidad, Sin embargo en algunas organizaciones no se tiene contemplada una serie de aspectos que son muy importantes para el manejo documental en los sistemas de gesti贸n HSEQ.
Iniciaremos hablando por el control de versiones donde cada formato que se genere debe estar registrado en una planilla de control de formatos y versiones en la cual se le pone un c贸digo 煤nico a cada formato finalizado por el n煤mero de versi贸n de este lo cual permite que todos los trabajadores que van utilizar estos formatos van a realizar un proceso estandarizado y siempre que se maneje una actualizaci贸n de un nuevo formato debe quedar en el control de formatos y versiones para evitar confusiones y as铆 manejar adecuadamente los procesos desde la parte documental que termina siendo la evidencia de las acciones que se han venido realizando en una organizaci贸n.
Por otra parte tenemos el acceso al informaci贸n el cual debe ser restringido a todo p煤blico y 煤nicamente personal autorizado debe poder acceder a este ya que as铆 se garantiza que no va a ser manipulado por trabajadores que no tienen la competencia para manejar estos temas, de igual forma este punto tambi茅n hace referencia a la seguridad de la informaci贸n en donde los documentos y archivos que se generen en la gesti贸n bien sea de seguridad y salud en el trabajo, gesti贸n ambiental o gesti贸n de calidad sean manejados 煤nicamente por los trabajadores responsables de estos procesos, algunas empresas han optado por una transformaci贸n digital de todos estos documentos ya que de esta forma es mucho m谩s f谩cil acceder a estos desde cualquier parte y llevar un orden consecutivo de las acciones que se han venido realizando en temas de gesti贸n, donde por supuesto el acceso estos documentos es restringido desde un principio a todo el personal y 煤nicamente las personas responsables del tema pueden visualizar modificar o actualizar estos documentos logrando as铆 que el sistema de gesti贸n en cualquiera de los temas HSEQ sea manejado c贸mo informaci贸n importante y controlada.
Por 煤ltimo uno de los temas vitales a la hora del manejo de la informaci贸n HSEQ est谩 relacionado con las copias de seguridad las cuales permitir谩n el almacenamiento de la informaci贸n de forma segura previniendo as铆 que se pierda la informaci贸n recolectada ya que como mencionamos anteriormente toda la parte documental respalda la gesti贸n que se ha venido realizando (procure almacenar al menos por 20 a帽os la informaci贸n)
Cabe agregar que toda la gesti贸n documental que se haya realizado pertenece a la empresa es decir que si un trabajador por alguna raz贸n se retira de la empresa debe dejar toda la informaci贸n Y documentos que se hayan generado desde su contrataci贸n puesto que son las bases que tiene la empresa del sistema de gesti贸n que se ha desarrollado, de no hacer esto ser铆a necesario iniciar de nuevo con todos los procesos que ya fueron realizados por que la empresa no podr铆a tener evidencia f铆sica de las acciones realizadas.
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